حالة توضيحية:
في اجتماع لمجلس إدارة شركة الإجراءات طرح أحد الأعضاء فكرة التعاون مع شركة المنتجات بغرض دعم قدرة الشركة في التنافس مع شركة النهايات . ولقد نال هذا الاقتراح قبول الجميع ، كما تم تكليف الأستاذ همَّام بالاتصال بالإدارات الفنية ذات العلاقة وإعداد صيغة مقترحة لأسلوب التعاون مع شركة المنتجات.
تلقى الأستاذ همَّام المهمة بحماس كبير وأرسل مذكرة سرية إلى مدراء الإدارات الفنية ذات العلاقة لدراسة الفكرة وإبداء مرئياتهم بخصوص التعاون مع شركة المنتجات . ونظرا لأهمية الموضوع ، وانشغال الإدارات بأمور أخرى هامة ، والاستفسارات المتكررة من الإدارات عن الهدف من الاتفاق والنتائج المرجوة منه وطبيعة العلاقة بين الشركتين وما إلى ذلك ، فقد استغرقت دراسة بين الإدارات مدة شهرين ، ثم على ضوئها التوصل إلى إمكانية التعاون مع شركة المنتجات.
وقبل أن يبدأ في وضع الصيغة المقترحة للتعاون مع شركة المنتجات قام الأستاذ همَّام بعرض الفكرة على المستشار القانوني للشركة الذي أشار إلى عدم إمكانية التعاون مع شركة المنتجات لأسباب قانونية ، وأن الطريقة الممكنة للاستفادة من شركة المنتجات هي شراؤها.
دعا الأستاذ همَّام مدراء الإدارات وعرض عليهم مرئيات المستشار القانوني والتي تطلبت عقد عدد من الاجتماعات والإجابة على العديد من الاستفسارات على مدى أسابيع تم بعدها وضع الصيغة المقترحة لشراء شركة المنتجات . وبعرض هذه الصيغة على الإدارات المختلفة أبدت بعض الإدارات اعتراضات على الصيغة المقترحة ، مما تطلب إعادة صياغتها على المستشار القانوني لوضعها في شكلها النهائي.
أثناء إعداده مذكرة لعرض الصيغة المقترحة على مجلس الإدارة تلقى المدير التنفيذي نبأ شراء شركة النهايات لشركة المنتجات.
ذلك لأن شركة النهايات ( أكبر منافسي الشركة ) ارتأت أيضاً إمكانية التعاون مع شركة المنتجات لدعم قدراتها التنافسية ،كما قام المجلس بتكليف الأستاذ زكي بالاتصال بالإدارات الفنية ذات العلاقة وإعداد صيغة مقترحة لأسلوب التعاون مع شركة المنتجات. إلا أن الأستاذ زكي اتبع أسلوب تحديد الملامح النهائية للنتائج قبل البدء بالإجراءات في التعامل مع هذه المهمة ، حيث كان على وعي بأن الشكل النهائي لإنجاز المهمة هو التوصل إلى الصيغة المناسبة للاتفاق ، وليس مجرد الاتصال بالإدارات.
وبناءً على ذلك فقد قام خلال أسبوع من تلقيه المهمة بإعداد صيغة مبدئية مقترحة لطبيعة العلاقة مع شركة المنتجات على ضوء معرفته بطبيعة عمل الإدارات الفنية المختلفة ، وقام بعرض الصيغة المبدئية المقترحة على المستشار القانوني للشركة الذي أشار أيضاً بعدم إمكانية التعاون ، واقتراح شراء شركة المنتجات كحل وحيد . عليه فقد طلب الأستاذ زكي من المستشار القانوني تعديل الصيغة المبدئية بالشكل القانوني المناسب ، ثم قام بالاجتماع مع مدراء الإدارات الفنية وعرض هذه الصيغة عليهم .
وفي خلال أيام معدودة قام كلُمن مدراء الإدارات بوضع مرئياته على الصيغة نفسها ومن ثم إعادتها إلى المستشار القانوني الذي وضعها في صيغتها النهائية ، مما مكن المدير التنفيذي من عرضها على المجلس خلال فترة قصيرة نسبيا، والذي اتخذ قراراً فورياً بشراء شركة المنتجات.
تشير هذه الحالة التوضيحية المبسطة إلى عدد من الأمور تشمل :
1. التحديد المبدئي للشكل النهائي للنتائج المرجو الوصول إليها من البداية يجعلها المحور الموجه لأعمال واعية تقود إلى نتائج فعالة.
2. أهمية صياغة التوجيهات الإدارية بشكل يركز على الأهداف عوضاً عن الإجراءات.
3. ضرورة تنفيذ المهام بشكل مرن وخلاق يحقق الغرض منها بدلاً من تنفيذها بشكل روتيني.
4. تزداد أهمية عنصر الوقت والاستغلال الأمثل للموارد مع زيادة عنصر المنافسة وندرة الموارد.